Estabelecer processos facilita a vida e o financeiro de quem empreende

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Já parou para se perguntar como funcionam os bastidores do serviço oferecido por um profissional autônomo e o quanto os processos que rolam por trás podem impactar diretamente no retorno financeiro?

No geral, quando falamos sobre autônomos estamos falando de pessoas que precisam executar diferentes tarefas.

É o atendimento feito com o cliente, organizar a agenda, fazer o marketing, emitir nota, conferir pagamentos, enfim a lista é longa. E todas essas atividades ficam centralizadas em um único profissional.

Acontece que quando esses processos não estão claros, acabam levando mais tempo do que se imagina ou pior, esquecidos e resultando num mau atendimento ao cliente.

Estabelecer uma rotina para os processos que precisam ser feitos

Como o tempo é um recurso finito na nossa vida, é preciso então ter clareza sobre os processos que precisam ser executados.

E o que chamamos de processos aqui é tudo aquilo que a gente consegue estabelecer passo a passo. Uma sequência de coisas que precisam ser feitas a partir do momento que outras já foram executadas.

Isso é importante para que seja viável delegar funções em um momento futuro ou até mesmo para simplesmente conseguir ter um melhor aproveitamento do próprio tempo.

Vale lembrar que aproveitar bem o tempo disponível é o mesmo que aumento de produtividade, o que pode refletir diretamente em melhor qualidade de vida, melhora de resultados financeiros ou até mesmo em ambos.

E essa rotina é algo muito particular de cada autônomo, não existe uma receita pronta que sirva para todos.

O que vale então é ir testando até encontrar um que funcione para você e seu negócio.

Para ficar mais palpável, quero compartilhar um pouco de um dos processos que acontecem internamente por aqui e que costumo aplicar no meu dia a dia.

Como funciona uma parte do meu processo financeiro

Vamos supor que eu marquei uma primeira reunião gratuita – onde entendemos quais são os objetivos daquele possível cliente e como podemos ajudar – e a pessoa já me indicou que quer iniciar a consultoria financeira.

Esse é um gatilho também para outros processos, mas vou focar aqui no financeiro, ok?

Assim que a reunião acaba já coloco na minha planilha as informações que foram previamente acordadas nessa primeira reunião, como: forma de pagamento, data de vencimento, valor, número de parcelas…

Tudo isso já fica registrado e eu não preciso continuar com essas informações memorizadas na minha cabeça.

Isso evita que eu precise voltar a confirmar com o cliente o que havíamos acordado e me faz ganhar tempo lá na frente.

Percebe o quanto esse simples processo de já imediatamente anotar, além de trazer clareza sobre as minhas finanças, também traz o benefício de dedicar a minha atenção e memória a outras coisas que não são registráveis?

E se em algum momento eu precisar delegar essa etapa para um outro profissional, fica tudo mais fácil de explicar, uma vez que já está tudo registrado.

Dependa menos da sua memória e teste diferentes ferramentas

Outro ponto que me auxilia na hora de documentar e estabelecer processos é poder contar com o apoio de ferramentas quando necessário.

Na parte de vendas, por exemplo, o acompanhamento por aqui é feito junto com uma ferramenta de CRM. E para cada etapa há uma ferramenta ou um processo já estabelecido para facilitar a rotina.

Aqui, reforço novamente que até para ferramentas é preciso ir testando e vendo o que se adequa ao seu negócio.

Uma sugestão para você começar a estabeler processos por aí

Experimente escrever em uma folha de papel ou em um bloco de notas no computador, todas as tarefas que normalmente você executa.

Ao terminar, busque entender qual delas gostaria de otimizar ou a que toma mais tempo hoje na sua rotina e comece por ela.

É mais fácil preocupar-se em entender o que tornaria a sua rotina mais leve do que querer colocar todas as tarefas em uma única ferramenta. Até mesmo querer documentar tudo de uma só vez pode não ser uma boa opção.

Se um dos seus objetivos for aumentar a capacidade de faturamento do serviço que oferece, vale muito a pena dedicar tempo para mapear e construir esses processos.

Saber que as informações importantes estão registradas em um local e que as etapas estão claras, facilita não só na execução mas também a depender menos da memória (que é falha e demanda muita energia) e a ficar menos suscetível a erros.

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Lorena Pires

Consultora Financeira Pessoal da Papo de Valor. Acredita que por mais “exata” que seja a matemática, nem tudo são números. Atuar ajudando pessoas a se organizar financeiramente – e consequentemente colaborar para que tenham uma vida mais livre – é seu principal propósito.

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