Por que (e como) separar a conta pessoal e a do seu negócio?

Que o indicado é manter o financeiro da empresa (ou do negócio) bem separado das finanças pessoais todo mundo já sabe – mesmo que não o faça. Mas as perguntas que não querem calar são: por qual motivo é preciso se atentar para essa separação? E como realizar esse processo quando já está um pouco #tudojuntoemisturado?

Bom, vamos começar pelo motivo prático e que mais influencia no seu dia-a-dia:

Pode não parecer, mas facilita a vida!

Para algumas pessoas a ideia de ter que lidar com duas contas bancárias e dois controles financeiros já causa falta de ar. Mas vamos entender alguns pontos:

1. A partir do momento em que tudo está devidamente separado, mesmo que não haja um controle completo, já é possível ter uma mínima percepção das finanças do negócio. Sim, isso não é um planejamento financeiro, nem o nível de controle indicado. Mas concorda que se o extrato bancário está refletindo apenas as finanças da empresa é muito mais fácil de entender a situação do que quando aquele número considera até sua pizza de domingo à noite?
2. O segundo é um argumento polêmico: você precisa saber exatamente tudo o que entra e tudo o que sai do movimento financeiro do seu negócio, mas isso não se replica para as suas finanças pessoais, desde que haja um planejamento financeiro definido e um bom processo envolvido – e é exatamente essa estrutura simplificada que nós apresentamos nas nossas consultorias de finanças pessoais. Logo, se você faz essa separação entre contas, a quantidade de movimentações que você precisa controlar de forma detalhada diminuem, certo?
3. Sim, quando se trata do negócio é preciso ter um controle exato de todas as movimentações financeiras, porque só assim você consegue saber o resultado real da sua atividade – em alguns casos ter controle parcial traz um efeito mais negativo do que não controlar nada. E ter menos movimentações para ficar de olho ajuda a não se confundir e a manter esse hábito tão essencial a longo prazo.
4. Havendo essa separação, o próximo passo é estabelecer um Pro Labore. Assim você sabe o quanto vai receber por mês e consegue manter um planejamento dos seus sonhos, metas e necessidades pessoais, enquanto o seu negócio sabe o quanto precisa ter de resultado para conseguir pagar esse funcionário com salário fixo que é você! Os dois lados ganham previsibilidade, o que é essencial para ter um mínimo de tranquilidade para o dia-a-dia.

E ainda existe uma questão legal envolvida

Para efeitos legais, se o seu negócio tem um CNPJ, logo ele é um organismo independente. Ele tem as receitas, demandas e responsabilidades dele, enquanto você tem as suas.

E aí que seguindo nessa rotina de a estrutura bancária da empresa ir pagando contas que não são dela e/ou você seguir pagando contas que não são suas, esse cenário pode chamar a atenção da Receita Federal, que entende que estão havendo movimentações financeiras sem comprovação (como notas fiscais e recibos) – não há comprovação de que você ou a empresa, tenham um nível de renda compatível com esses pagamentos, por exemplo. E essa é a hora que talvez ela te chame para um café dar algumas explicações (e pagar alguns impostos que não incidiram devidamente) por conta dessas movimentações não comprovadas.

“Ok, entendi! Mas então como promover essa separação, agora que já está tão misturado?”

Essa separação faz parte do clássico “se fosse fácil todo mundo faria”. Não que seja exatamente difícil, mas exige paciência, disciplina e determinação em inserir esse novo hábito na rotina.

O importante é perceber que é um processo, e que se você tentar alterar tudo da noite para o dia é bem provável que não dê certo a longo prazo.  Para isso, dá uma olhada nesse passo a passo (normalmente funciona com os nossos clientes!):

1 – Tenha duas contas bancárias: se você tem um CNPJ, o correto é que haja uma conta no nome da empresa e uma no seu nome. Se você é autônomo vale ter duas contas de pessoa física, e estabelecer qual vai movimentar suas finanças pessoais e qual é a do seu negócio.

2 – Inicialmente, a meta é criar o hábito de receber o faturamento da empresa apenas na conta do negócio. Pode parecer simples, mas por vezes o cliente quer fazer uma transferência para o banco onde você tem a sua conta pessoal, e aí a tentação é grande. Pense em formas de recebimento variadas e se atente em ter uma conta bancária que as atenda.
Vale dar uma olhada nas contas digitais como uma opção para pessoa jurídica (analisei as opções de contas digitais para PJ nesse artigo e tem um outro artigo que trata de bancos digitais bem aqui).

3 – O próximo passo é seguir a regra de ouro: pagamentos da vida pessoal só acontecem na conta pessoal e pagamentos da empresa só ocorrem na conta da pessoa jurídica. No início, faça a transferência do valor que for preciso de uma conta para a outra. A ideia nessa etapa é criar o hábito, certo? Não estamos no auge da separação, lembre-se que é um processo!

4 – Agora entenda qual o seu nível de consumo na vida pessoal e qual a necessidade dos valores ao longo do mês. Assim, você pode reduzir as transferências entre as contas (considerando uma por semana, por exemplo), se adequando ao fluxo de caixa possível do negócio, claro!

5 – Defina um Pro Labore. O famoso e temido Pro Labore nada mais é do que o salário que você recebe do negócio pelo trabalho que você faz por ele. O valor deve ser proporcional ao salário que o mercado pagaria para que você executasse as mesmas funções em uma outra empresa (ou seja, é o quanto o negócio pode e se dispõe a pagar pelo seu serviço, e não o quanto você precisa para manter o seu padrão de vida ou acha que merece, ok?). Se você entende que o quanto o negócio consegue pagar não é condizente com o nível de trabalho, me chama aqui, precisamos conversar!

6- Se algo der errado no caminho, continue! Não entre no ciclo de “Já que deu errado, vou desistir”, ou “Já que paguei o cinema com a conta da empresa, vou pagar aqui também a fatura do meu cartão”. Nada disso! Faça a transferência referente à quantia envolvida no deslize e retome no mesmo momento ao processo que você já iniciou e seguiu até aqui, combinado?

Lembre-se: a ideia é sempre simplificar. Mas inevitavelmente em todo processo a situação tende a piorar em um primeiro momento e só após alguns movimentos surgem os benefícios. Mas acredite em quem lida diariamente com esse cenário: é transformador ter clareza e controle financeiro, e isso se inicia justamente com a separação entre as contas!

PS: Depois me conta como foi o processo por aí?